Bài học giúp doanh nghiệp triển khai phần mềm công tác hiệu quả từ các CEOs trên thế giới [Phần 2]

3. Làm thế nào để triển khai hiệu quả và tối ưu hóa các phần mềm cộng tác nội bộ trong doanh nghiệp?

ANDREW FILEV (Nhà sáng lập và CEO của Wrike):

Cần đảm bảo mọi người từ cấp nhân viên đến quản lý có thói quen sử dụng phần mềm cộng tác nội bộ. Là chủ doanh nghiệp bạn sẽ thấy rõ lợi ích mà chúng mang lại khi cải thiện năng suất, hiệu quả làm việc của cả tổ chức. Khi quyết tâm thực hiện, kết quả thường vượt trên mong đợi.

STELLA GARBER (Giám đốc Marketing của Trello):

Lãnh đạo cần phải có mục tiêu rõ ràng khi triển khai phần mềm và cần truyền thông nội bộ thật tốt về quy trình, quy định sử dụng phần mềm, ví dụ trong trường hợp nào thì dùng tính năng nào. Lãnh đạo cần làm gương và quyết liệt thực hiện, để mọi nhân viên hiểu đây không chỉ là thay đổi tạm thời.

BRIANNA DINSMORE (Quản lý cao cấp tại Docusign)

Phần mềm cộng tác có thể rất hữu dụng nhưng một số người dùng lại gặp khó khăn khi sử dụng các tính năng nâng cao. Vì thế doanh nghiệp cần bắt đầu định nghĩa ra những trường hợp sử dụng (use case) gắn với tính năng cụ thể để định hướng cho nhân viên. Dần dần khi nhân viên quen sử dụng, họ cũng sẽ tự nêu thêm những trường hợp mới để hướng dẫn đồng nghiệp.

PATRICE LAMARQUE (Giám đốc sản phẩm của EXO Platform):

Hiện nay nhiều công cụ cộng tác được thiết kế theo kiểu chủ đề và các bình luận liên tiếp hoặc chat, điều này có thể gây hiểu nhầm và hiểu sai là gây tốn thời gian trong khi thực tế có nhiều công cụ thực sự giúp doanh nghiệp làm việc hiệu quả hơn. Vì vậy xác định KPIs cho những trường hợp sử dụng cụ thể giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn giá trị mình nhận được từ công cụ đang sử dụng.

LIAM MARTIN (đồng sáng lập Time Doctor):

Dù bạn đang làm việc từ xa hay cùng ngồi làm việc trực tiếp, hãy hành động như một công ty di động để luôn luôn nắm bắt và xử lý được công việc. Hãy chắc chắn rằng mọi hoạt động được ghi chép lại và thực hiện qua phần mềm cộng tác bạn đang sử dụng. Bạn chỉ có thể quản lý hiệu quả hơn khi đo lường, đánh giá được nhân viên đang làm gì và đã làm được gì.

—–

WorkTime – Giải pháp quản lý công việc và cộng tác nội bộ doanh nghiệp, là giải pháp ưu việt nhất cho doanh nghiệp Việt. Với giao diện thân thiện, dễ sử dụng, 100% ngôn ngữ Việt và tối ưu trải nghiệm cho người dùng, WorkTime giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện chiến lược tăng năng suất, hiệu quả làm việc, để từ đó tăng năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.

Với WorkTime, mọi thiết lập đều rất dễ dàng, chỉ trong 15 phút doanh nghiệp từ hàng chục đến hàng trăm nhân sự đã có ngay một hệ thống mạng cộng tác nội bộ chuyên nghiệp và hữu dụng. Đội ngũ chuyên viên tư vấn, đào tạo của WorkTime sẽ hỗ trợ bạn trong toàn bộ quá trình từ triển khai, đào tạo và nghiệm thu để bạn tối ưu hóa thời gian sử dụng phần mềm.

Quan trọng hơn, quản trị viên sẽ nhận được báo cáo định kỳ về tần suất sử dụng và đóng góp của mỗi thành viên, ví dụ: số lượng bài viết, số lượng bình luận, chat; số lượng công việc được giao, đang thực hiện,…; số lượng đề xuất được tạo và xử lý,… Từ đó dễ dàng nhận định hiệu quả mà WorkTime mang lại cho doanh nghiệp của bạn.

—–

Dịch và biên soạn: WorkTime team.

Đọc thêm: Bài học giúp doanh nghiệp triển khai phần mềm công tác hiệu quả từ các CEOs trên thế giới [Phần 1]