Bài học giúp doanh nghiệp triển khai phần mềm công tác hiệu quả từ các CEOs trên thế giới [Phần 1]

Cộng tác là một vấn đề quan trọng thiết yếu dẫn đến sự thành công của một doanh nghiệp. Vì vậy, các nhà lãnh đạo luôn trăn trở làm cách nào để nhân viên cộng tác hiệu quả. Các phần mềm cộng tác chính là câu trả lời chính xác cho sự trăn trở này. Ngày nay, có rất nhiều phần mềm cho phép doanh nghiệp cộng tác và làm việc trực tuyến. Tuy nhiên, để áp dụng và triển khai chúng trong doanh nghiệp, giúp cho nhân viên có thói quen làm việc với các phần mềm này vẫn là một khó khăn mà các doanh nghiệp đang phải đối mặt. Trong bài viết này, các CEO và lãnh đạo cấp cao từ những công ty phần mềm thành công trên thế giới sẽ cho bạn những lời khuyên hữu ích khi triển khai một phần mềm cộng tác trong doanh nghiệp.

1. Các phần mềm cộng tác nội bộ mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp?

ANDREW FILEV (Nhà sáng lập và CEO của Wrike):

Các phần mềm hỗ trợ cộng tác sẽ giúp chúng ta quản lý mọi công việc ở một nơi, điều đó có nghĩa là làm việc nhóm sẽ hiệu quả hơn. Mọi thành viên sẽ luôn nắm được những thông tin cập nhật mới nhất và có thể truy cập vào bất kỳ thời điểm nào. Nhà quản lý cũng sẽ thấy được các công việc đang được xử lý như thế nào và ở đâu đang yếu kém. Việc kinh doanh từ đó sẽ trôi chảy và tiến nhanh hơn.

BRENT FREI (Nhà sáng lập và CMO của Smartsheet):

Những phần mềm cộng tác dễ sử dụng chắc chắn sẽ giúp tăng hiệu suất làm việc của nhân viên lên nhiều lần. Các công cụ này cho ta thấy bức tranh toàn cảnh mọi hoạt động trong doanh nghiệp, chúng thúc đẩy sự gắn kết của mọi bộ phận doanh nghiệp, giúp cả công ty làm việc hiệu quả hơn.

BRIANNA DINSMORE (Quản lý cấp cao tại Docusign):

Việc trang bị cho doanh nghiệp một phần mềm cộng tác nội bộ phù hợp sẽ giúp cho việc vận hành công ty trở nên trơn tru hơn. Khi quy trình làm việc cộng tác được chuẩn hóa, công ty vẫn chạy tốt khi quy mô nhân sự, kinh doanh ngày càng mở rộng.

SCOTT SCHREIMAN (CEO của Samepage):

Áp dụng phần mềm cộng tác hiệu quả sẽ giúp tăng năng lực cạnh tranh của một doanh nghiệp. Khi đó việc giao tiếp, truyền thông nội bộ sẽ tốt hơn và những luồng công việc giữa nhân viên, đối tác và khách hàng luôn được cập nhật rõ ràng.

ERIK BOOS (Đồng sáng lập và Giám đốc Mikogo):

Với một phần mềm cộng tác, giao diện thân thiện và trải nghiệm người dùng hợp lý sẽ giúp mọi nhân viên trong doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt, sử dụng và yêu thích phần mềm đó. Tính di động cũng giúp họ hỗ trợ các tác vụ liên phòng ban tốt hơn và hỗ trợ như một văn phòng ảo nơi đồng nghiệp có thể tương tác làm việc ngay cả khi đang đi gặp khách hàng hay ở nhà làm việc.   

2. Những khó khăn doanh nghiệp gặp phải khi triển khai phần mềm cộng tác

ANDREW FILEV (Nhà sáng lập và CEO của Wrike):

Rào cản lớn nhất khi triển khai bất kỳ phần mềm nào là sự chấp nhận và thích nghi của người dùng. Vì vậy trước tiên phần mềm cộng tác đó cần phải có giao diện thân thiện với người dùng, linh hoạt và hỗ trợ tích hợp các ứng dụng cần thiết. Thứ hai, lãnh đạo cần làm rõ với nhân viên rằng công cụ này là nơi duy nhất để xử lý công việc. Cuối cùng, việc đào tạo và hỗ trợ sử dụng không thể được xem nhẹ.

ERIK BOOS (Đồng sáng lập và Giám đốc Mikogo):

Doanh nghiệp thường mua phần mềm cộng tác mà không xác định rõ khi nào thì sử dụng, dùng cho mục đích gì, và quy trình, quy định sử dụng như thế nào. Điều này dẫn đến nhân viên hoàn toàn không sử dụng hoặc thời gian sử dụng không đủ để tạo thói quen vào tiềm thức.

BRIANNA DINSMORE (Quản lý cấp cao tại Docusign):

Thay vì nhìn vào bức tranh tổng thể và tìm kiếm một công cụ cộng tác chung, mỗi nhân viên hoặc bộ phận trong doanh nghiệp vốn đã có cách thức làm việc và sử dụng những công cụ khác nhau để giải quyết công việc. Áp dụng một phần mềm cộng tác mới, dù hứa hẹn tăng hiệu suất làm việc nhưng nếu không có sự tham gia của mọi nhân viên thì cả hệ thống không vận hành được.  

MARRIOTT MURDOCK (Giám đốc Marketing của NetDocuments):

Nếu đó là phần mềm sẽ áp dụng cho cả công ty, sẽ có những người lựa chọn cách lờ đi và không muốn thay đổi. Chỉ cần một vài thành phần của tổ chức không tham gia, việc cộng tác trên phần mềm sẽ không bao giờ xảy ra.

SANDEEP KASHYAP (Nhà sáng lập và CEO của SDP Labs và ProofHub.com):

Dịch vụ Chăm sóc khách hàng của đối tác cung cấp phần mềm có nhiều ảnh hưởng đến việc triển khai và sử dụng. Doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp có những tư vấn thiết thực và thường xuyên phản hồi khi cần hỗ trợ. Một vấn đề khác đó là việc áp dụng phần mềm cộng tác không trực tiếp tạo ra doanh thu, vì thế doanh nghiệp cần xác định rõ làm thế nào đánh giá được tính hiệu quả của phần mềm.

—-

Dịch và biên soạn: WorkTime team.

Đọc thêm: Bài học giúp doanh nghiệp triển khai phần mềm công tác hiệu quả từ các CEOs trên thế giới [Phần 2]