5 cách hiệu quả nhất giúp bạn triển khai một phần mềm mới trong doanh nghiệp

“Thay đổi cách thức quản lý” là một thách thức mà tất cả các doanh nghiệp đều phải đối mặt. Lãnh đạo luôn cố gắng tìm kiếm các công cụ hỗ trợ và xây dựng một quy trình làm việc giúp tối đa hóa năng suất trong doanh nghiệp. Nhưng, đây không phải là một việc đơn giản, và nhân viên cũng thường không thấy được cố gắng, nỗ lực này của lãnh đạo.

Đây là một vấn đề mà chúng tôi thường xuyên gặp ở các khách hàng của WorkTime. Lãnh đạo quyết định sử dụng và rất hài lòng với một phần mềm làm việc, nhưng lại không thể khiến nhân viên chuyển đổi hoàn toàn từ công cụ cũ sang công cụ mới đó. Nếu không sử dụng đúng cách, chắc chắn sẽ rất khó khăn để giải quyết vấn đề này. Vì vậy, chúng tôi đã tổng hợp lại 5 cách hiệu quả nhất giúp bạn triển khai và áp dụng một phần mềm hỗ trợ trong doanh nghiệp. Mong rằng những bí quyết này sẽ giúp bạn giải quyết tốt vấn đề của mình.

1. Hiểu và giải quyết nỗi sợ hãi sự thay đổi

Từ sâu trong tâm lý học hành vi, con người luôn ngại và sợ hãi sự thay đổi. Nhân viên ngại việc thay đổi công cụ hỗ trợ đang sử dụng không phải vì họ muốn cản trở việc kinh doanh, mà chỉ đơn giản vì họ không muốn đối mặt với những rủi ro khi mạo hiểm thử một thứ hoàn toàn mới. Là một nhà quản lý, bạn phải đưa ra những dẫn chứng, ví dụ thực tế để mọi người có thể thích nghi tốt hơn.

“Khi lý trí chấp nhận, thì cảm xúc (thường là thứ có tính chất quyết định nhất) mới bắt đầu thích ứng với sự thay đổi.” – Nhà tâm lý học A.J.Schuler

Hãy tìm hiểu lý do nhân viên sợ việc thay đổi và đừng bao giờ ép buộc họ. Để trợ giúp cho nhân viên của mình, lãnh đạo nên đưa ra các trường hợp, ví dụ cụ thể trong việc chuyển đổi, hay lập một bản so sánh chi tiết giữa hai công cụ và lên một kế hoạch đầy đủ cho việc chuyển đổi này. Khi nhân viên thấy được những lợi ích rõ rệt, họ sẽ dễ dàng thích nghi với việc sử dụng phần mềm mới hơn.

2. Hoạch định rõ chiến lược

Ngày nay, rất nhiều công cụ giúp bạn thực hiện một chiến lược, nhưng nó sẽ không thể giúp gì nếu chiến lược của bạn thiếu tầm nhìn. Công cụ hỗ trợ sẽ chỉ hiệu quả khi bạn biết chính xác mình cần phải làm gì, như thế nào. Vì vậy, hãy suy nghĩ thật kĩ và xác định rõ chiến lược của bạn.

Đừng để bị ảnh hưởng bởi những thái độ hờ hững, tiêu cực, không hưởng ứng của nhân viên khi bạn đang rất hào hứng với chiến lược và công cụ mới phát hiện. Việc này sẽ dẫn đến những quyết định không sáng suốt. Vì vậy, hãy thật tỉnh táo, suy nghĩ thận trọng, để có một chiến lược gắn kết và xuyên suốt.

Bạn sẽ dễ dàng tìm được một công cụ phù hợp về mặt giá cả. Nhưng, để tìm được một công cụ phù hợp với cách thức làm việc và thói quen của mọi nhân viên lại rất khó. Hãy lựa chọn phần mềm một cách sáng suốt, xem xét và so sánh kĩ về những ưu điểm và hạn chế của nó trước khi cân nhắc đến giá cả. Như vậy, bạn sẽ dễ dàng áp dụng và yêu cầu nhân viên sử dụng phần mềm này hơn.

3. Tận dụng tầm ảnh hưởng thay vì quyền lực

Mỗi quá trình thay đổi phần mềm đều có 2 phần: sự thay đổi về kỹ thuật và sự thay đổi về văn hóa. Mỗi phần của quá trình này nên có một người phụ trách riêng. Nhưng, đa số doanh nghiệp thường mắc phải sai lầm là giao cho những người thích nghi nhanh nhất dẫn dắt toàn bộ quá trình chuyển đổi sang một công nghệ mới. Sự thay đổi về văn hoá, thói quen là đặc biệt quan trọng, hãy để những người có ảnh hưởng nhất trong công ty tham gia vào quá trình này và truyền đạt những lợi ích của nó đến tất cả nhân viên. Nhờ đó, quá trình chuyển đổi diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn.

4. Tiến hành thử nghiệm

“Một vấn đề có thể được nêu ra là một vấn đề đã được giải quyết một nửa.” – Charles F. Kettering

Hãy chắc chắn rằng bạn hiểu vấn đề mình đang cố gắng giải quyết trước khi bắt đầu thử nghiệm chúng. Tiến hành thử nghiệm chính là một cách xác nhận các giả thuyết của bạn với ít rủi ro nhất.

Thử nghiệm sẽ giúp bạn 2 việc quan trọng: Đầu tiên, nó ngăn cản bạn chuyển đổi hoàn toàn sang một công cụ không phù hợp. Thứ hai, nó cho nhân viên thấy rằng bạn mong muốn và cam kết giải quyết tất cả các vấn đề, không chỉ riêng việc thay đổi một phần mềm. Thử nhiệm giúp giải pháp của bạn có được sự tín nhiệm, và cũng giúp bạn tránh được những sai lầm lớn hơn.

Một vấn đề hầu hết các doanh nghiệp gặp phải khi tiến hành một thử nghiệm là không có cơ sở để đo lường sự đối lập. Nếu bạn biết được chính xác những gì mình cần phải so sánh thì quyết định chuyển đổi sẽ dễ dàng hơn. Vì vậy, trong quá trình thử nghiệm, hãy tìm kiếm những dữ liệu mục tiêu (như số nhiệm vụ hoàn thành, sản lượng mục tiêu,…) và các phản hồi để có thể so sánh và đưa ra quyết định chính xác hơn.

5. Hãy để mỗi người học theo cách của riêng họ

Sau khi quyết định tiến hành thay đổi, chúng ta sẽ bắt đầu quá trình làm quen với nó.

Khi đó, hãy khuyến khích mọi người học theo cách riêng của họ. Sau khi làm việc với các khách hàng của WorkTime, chúng tôi thấy rằng, một số người thích đọc file kiến thức cơ bản ở dạng văn bản, những người khác lại thích xem các video hướng dẫn, hay tham gia các cuộc hội thảo trực tuyến, một số người thì muốn được hướng dẫn bởi một chuyên gia. Lãnh đạo có thể yêu cầu tài liệu hướng dẫn sử dụng đa dạng từ nhà cung cấp phần mềm, và cho phép nhân viên tìm hiểu bằng dạng tài liệu họ mong muốn. Như vậy, việc đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm mới sẽ trở nên đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm mới hoặc chuẩn bị cho một cuộc chuyển đổi về công nghệ trong toàn doanh nghiệp, hãy nhớ áp dụng những lưu ý trên. Đồng thời, tìm hiểu về WorkTime và so sánh với các giải pháp khác để có một quyết định đúng đắn và nâng cao năng suất làm việc của toàn bộ nhân viên nhé.

Dịch và biên soạn: WorkTime team.