3 thách thức của doanh nghiệp được giải quyết bằng phần mềm cộng tác mạng xã hội

Trong gần 2 thập kỉ qua, mạng xã hội đã trở thành một nhu cầu tự nhiên và thiết yếu trong cuộc sống của chúng ta. Mạng xã hội giúp mọi người dễ dàng hơn khi liên lạc với nhau, chia sẻ những câu chuyện hàng ngày, cập nhật những bức ảnh và video, hay tìm kiếm thông tin.

Mặc dù “sự phụ thuộc” đó đã ăn sâu vào đời sống mỗi cá nhân, nhưng thế giới doanh nghiệp lại mới chỉ bắt đầu chập chững bước vào kỷ nguyên mới của văn hóa mạng xã hội áp dụng trong công việc. Bằng cách khai thác các công cụ cộng tác theo kiểu mạng xã hội được phát triển riêng cho doanh nghiệp, các công ty đang đầu tư cải thiện năng suất, hiệu quả làm việc của nhân viên và hỗ trợ họ đạt được nhiều thành công hơn.

Không chỉ giúp cho nhân viên làm việc dễ dàng hơn, các nền tảng cộng tác mạng xã hội sẽ giúp doanh nghiệp vượt lên 3 thách thức lớn dưới đây:

1. Kích hoạt văn hóa cộng tác để tăng năng suất làm việc

Tương tác tức thời là chìa khóa thúc đẩy công ty vận động không ngừng nghỉ; là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới năng suất làm việc của nhân viên. Để làm việc với hiệu suất cao nhất, nhân viên trong cùng một bộ phận hoặc thậm chí thuộc các phòng ban khác nhau cần sự tương tác nhanh, dễ dàng. Mạng xã hội doanh nghiệp cho phép mọi nhân viên trong công ty dễ dàng tiếp cận nhau, trao đổi thông tin và cập nhật diễn biến của công việc ngay lập tức.

Phần lớn các phần mềm cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả nhờ việc cho phép tương tác tức thời (real-time). Điều này cực kỳ hữu dụng cho mọi thành phần trong công ty, đặc biệt khi mạng xã hội đó có tích hợp những ứng dụng để giải quyết công việc. Khi nhìn thấy mọi luồng thông tin và kết quả công việc diễn ra trước mắt, lãnh đạo doanh nghiệp sẽ có sự kiểm soát tốt hơn. Khi chủ động nắm được tin tức, công việc liên quan đến mình đang được xử lý đến đâu, nhân viên sẽ nâng cao tinh thần trách nhiệm với bản thân và với đồng nghiệp, từ đó giúp họ trở thành những nhân viên thành công.

Xem ngay mạng cộng tác nội bộ WorkTime.vn với thiết kế theo mạng xã hội tiện lợi cho người sử dụng, thông báo real-time và tích hợp ứng dụng quản lý công việc, quản lý đề xuất và kho tri thức doanh nghiệp.

2. Thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp vững mạnh

Để cống hiến với mọi thứ mình có, nhân viên cần cảm thấy họ thuộc về một cộng đồng nơi mình làm việc và rằng họ đang đóng góp những công việc có ý nghĩa. Tuy nhiên thực tế tại phần lớn doanh nghiệp, đặc biệt với doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhân viên thường cảm thấy xa cách với những mục tiêu, chiến lược của tổ chức và không rõ họ có phù hợp với công việc và công ty hay không. Họ cũng không rõ công việc của họ có mang lại sự thay đổi tích cực nào cho công ty không.

Các công cụ cộng tác mạng xã hội cho mọi nhân viên một giọng nói để góp vào dòng truyền thông nội bộ cùng với cấp lãnh đạo và quản lý. Từ đó giúp mọi thành viên cùng có một tầm nhìn chung. Một số tính năng hữu ích khác của phần mềm cộng tác như công khai khen ngợi đồng nghiệp vì những đóng góp của họ, hay tạo các nhóm làm việc tập trung,… cũng giúp nơi làm việc trở thành một cộng đồng thực sự gắn kết và mọi nhân viên đều cảm thấy gắn bó với tổ chức.

3. Xây dựng nguồn tri thức bền vững cho doanh nghiệp

Trong nhiều công ty, các ý tưởng thường đến từ cấp lãnh đạo và truyền xuống các cấp dưới mà không có sự thảo luận nào. Không phải vì lãnh đạo không đánh giá cao những ý kiến phản hồi của nhân viên mà vì truyền thống trước nay lãnh đạo không có công cụ hỗ trợ để nuôi dưỡng tinh thần tương tác hai chiều trong công ty. Với phần mềm cộng tác nội bộ, các doanh nghiệp sẽ giúp mọi người dễ dàng phản hồi, tương tác hơn giữa các cấp hay các bộ phận khác nhau.

Một vấn đề nhức nhối nữa thường thấy đó là nhân viên phải đối mặt với lượng thông tin khổng lồ mà hầu như chỉ đang được truyền qua lại qua email, các công cụ chat. Mọi thông tin không được hệ thống, phân loại để dễ dàng truy cập, tìm kiếm lại khi cần thiết. Nếu là một nhân viên mới, bạn sẽ phải mất vài tuần để nắm được các nội dung liên quan đến công việc của mình và khi cần hỗ trợ thì tìm ai để hỏi, … Nếu như doanh nghiệp của bạn có sẵn một kho tri thức được tổ chức khoa học, dễ tìm kiếm và lưu giữ tri thức của mọi nhân viên dù đang làm việc hay đã nghỉ thì sao? Thật tuyệt vời phải không. Doanh nghiệp ngày càng tích lũy nhiều tri thức sẽ là doanh nghiệp phát triển bền vững.

Mạng cộng tác nội bộ WorkTime.vn không chỉ là một mạng xã hội cho doanh nghiệp mà còn có ứng dụng tri thức nội bộ, đồng thời tích hợp ứng dụng quản lý công việc, quản lý đề xuất; giúp doanh nghiệp làm việc hiệu quả hơn.

Lời kết:

Triển khai một giải pháp cộng tác nội bộ là con đường sáng suốt của doanh nghiệp giúp giải quyết 3 thách thức lớn trong quá trình vươn tới sự phát triển bền vững. Bằng cách giúp mọi nhân viên dễ dàng tương tác với đồng nghiệp qua mạng xã hội, dễ như cách họ đang làm trong đời sống hàng ngày, công nghệ sẽ thay đổi cách chúng ta làm việc cùng nhau, học và giao tiếp với nhau ở nơi làm việc.

Dịch và biên soạn: WorkTime từ TechElite.