12 thói quen của doanh nghiệp cộng tác hiệu quả [Phần 1]

Cộng tác là một yêu cầu rất cần thiết đối với mọi doanh nghiệp, nhưng lại hiếm có người lãnh đạo nào biết được cách để nhân viên cộng tác hiệu quả. Mỗi doanh nghiệp đều có những chiến lược hay giải pháp công nghệ khác nhau để nâng cao sự cộng tác do sự khác biệt về văn hoá, cách tiếp cận, mục tiêu và biện pháp. Vậy, đâu là công thức chung để cộng tác thành công trong doanh nghiệp? Bài viết này sẽ cho bạn câu trả lời.

1. Lãnh đạo phải là người đi tiên phong

“If your actions inspire others to dream more, learn more, do more and become more, you are a leader.” – Nếu những hành động của bạn truyền cảm hứng cho những người khác ước mơ nhiều hơn, học hỏi nhiều hơn, làm nhiều việc hơn và trở nên tốt đẹp hơn, bạn là một người lãnh đạo. (John Quincy Adams )

Lãnh đạo luôn phải là người đi tiên phong trong mọi việc và truyền cảm hứng cho nhân viên. Nếu người lãnh đạo không ủng hộ và sử dụng các công cụ, chiến lược cộng tác thì nhân viên sẽ cảm thấy chẳng có lý do gì họ phải làm vậy. Vì thế, lãnh đạo luôn phải làm gương để tạo điều kiện, thúc đẩy và khuyến khích nhân viên thay đổi.

Ví dụ: Oce là một công ty in ấn và gia công lớn với văn hoá doanh nghiệp lớn mạnh, vậy mà nhân viên đều thừa nhận rằng họ không biết trong công ty có vấn đề gì đang yếu kém và cần thay đổi. Để giải quyết vấn đề này, họ đã tạo ra một team dẫn đầu và đi tiên phong trong việc cộng tác, khiến những người khác nhìn vào, thấy được hiệu quả của việc này và dễ tiếp thu những thay đổi hơn.

2. Cân bằng lợi ích cá nhân và lợi ích doanh nghiệp

Đừng tập trung vào những giá trị và lợi ích tổng thể của công ty khi thảo luận với nhân viên. Nhân viên đều quan tâm đến những điều tác động đến bản thân họ hơn là đến doanh nghiệp. Vậy hãy cho họ biết, việc cộng tác giúp ích gì cho công việc và cuộc sống của họ.

Ví dụ: Lãnh đạo ngân hàng AMP Sydney đã dành thời gian giải thích cho nhân viên biết được họ cần phải làm gì, cũng như những tác động tích cực của các công nghệ và chiến lược mới đến cuộc sống và công việc của họ. Nhờ đó, nhân viên của họ đã cộng tác hiệu quả hơn rất nhiều.

3. Xây dựng chiến lược trước khi áp dụng các giải pháp công nghệ

Chắc hẳn bạn không muốn mình là một người đi triển khai một giải pháp trong khi không hiểu tại sao phải làm vậy. Trước khi vội vã lựa chọn một nền tảng cộng tác mới, hãy tập trung vào việc phát triển một chiến lược giúp bạn hiểu “tại sao” trước khi biết phải “làm thế nào”. Đây là một điều rất quan trọng đối với sự thành công của mọi sự cộng tác.

Ví dụ: Trường đại học Penn State Outreach đã nhận thấy tầm quan trọng của việc gắn kết và thu hút tất cả nhân viên. Vì vậy, họ đã từng tổ chức những cuộc họp định kỳ với đại diện từ các bộ phận trong trường, nhưng lại không mang đến hiệu quả như mong đợi. Sau thất bại này, họ đã xây dựng một chiến lược rõ ràng trước khi quyết định sử dụng một công nghệ và nhận ra những gì họ cần, tại sao họ cần, và làm thế nào để tiến hành hiệu quả. Giờ đây, tất cả các bộ phận trong trường đều đã được gắn kết.

4. Học cách trao quyền cho nhân viên

Bạn sẽ ngăn cản sự hợp tác bằng việc cố gắng giám sát tất cả mọi việc trong công ty. Hãy gợi ý, hướng dẫn nhân viên, và để họ tự giác làm việc.

Ví dụ: Chi nhánh ING Direct Canada đã tiến hành việc trao quyền cho nhân viên rất hiệu quả. Ở đây, tất cả mọi người đều không có chức vụ, không có văn phòng, bất cứ ai cũng có thể trò chuyện và cộng tác với nhau một cách tự do. Trong doanh nghiệp không có một trở ngại nào cho việc cộng tác, các nhà quản lý chỉ phải tập trung vào việc loại bỏ những trở ngại thay vì tạo ra chúng. Tất cả phản hồi và ý kiến đóng góp của nhân viên, cho dù là tiêu cực hay tích cực đều được chào đón. Môi trường làm việc vì thế mà trở nên vô cùng thân thiện, vui vẻ.

5. Lắng nghe nhân viên

Chúng ta luôn luôn kiên trì lắng nghe tiếng nói của khách hàng, nhưng lại bỏ qua tiếng nói của nhân viên. Để xây dựng sự cộng tác trong toàn bộ doanh nghiệp, hãy làm cho mỗi nhân viên trở thành một phần của quá trình ra quyết định. Hãy lắng nghe các ý tưởng, nhu cầu, đề xuất, phản hồi của họ và tích hợp chúng vào các chiến lược và giải pháp cải thiện hoạt động trong doanh nghiệp.

Ví dụ: Booz Allen Hamilton đã từng tạo sự gắn kết trong nhân viên một cách tuyệt vời. Họ chỉ mất 2 tuần để xây dựng một nền tảng cộng tác dựa trên những phản hồi của nhân viên. Nhưng sau đó, dự án này lại thất bại, vi khi được chuyển qua bộ phận IT, nhân viên không còn được đóng góp ý kiến để xây dựng nó thêm nữa. Sự gắn kết và thích ứng của nhân viên cũng theo đó mà giảm mạnh. Đây là một bài học đáng nhớ không chỉ cho Booz Allen Hamilton mà còn cho tất cả các doanh nghiệp đang muốn cải thiện sự cộng tác.

6. Cộng tác trong mọi công việc

Sự cộng tác không phải là một nhiệm vụ bổ sung hoặc một yêu cầu ngoài luồng. Nó cần phải được tiến hành đồng thời cùng các công việc thường ngày một cách tự nhiên. Ví dụ, thay vì để nhân viên sử dụng quá nhiều phương tiện giao tiếp, hãy tạo ra một nền tảng cộng tác tập trung dành cho công việc, cho phép nhân viên giao tiếp và tương tác với nhau để trao đổi về mỗi công việc.

Ví dụ: TELUS Canada luôn xem sự cộng tác chính là cốt lõi trong cách làm việc của nhân viên. Họ có một nền tảng tập trung cho phép nhân viên cộng tác, nền tảng này cũng cho phép truy cập đến tất cả các giải pháp công nghệ khác của công ty để nhân viên dễ dàng làm việc. Sự cộng tác tập trung chính là giá trị giúp họ tìm kiếm thêm được nhiều nhân viên tài năng và mang về lợi ích cho công ty.

Dịch và biên tập: WorkTime từ TechElite

Đọc thêm: 12 thói quen của doanh nghiệp cộng tác hiệu quả [Phần 2]