Quản lý doanh nghiệp: không thể dùng cảm tính để biết hiệu quả

Hoàn cảnh: TPP và thách thức cho doanh nghiệp Việt

Hòa nhập với xu thế hội nhập của thế giới, Việt Nam chính thức gia nhập Hiệp định Đối tác Kinh tế Chiến lược xuyên Thái Bình Dương TPP vào tháng 10 năm 2015. TPP mở ra rất nhiều cơ hội cho nền kinh tế, nhưng đồng thời cũng mang lại nhiều thách thức mới cho doanh nghiệp Việt Nam, bởi việc hạ hàng rào thuế quan chắc chắn sẽ tạo điều kiện cho các nước trong TPP gia nhập vào thị trường Việt Nam với giá cả cạnh tranh. TPP phá vỡ đi sự bao bọc của chính sách nhà nước dành cho các doanh nghiệp Việt, và từ đó tạo ra một sân chơi công bằng cho tất cả các bên. Trong sân chơi này, chìa khóa để cạnh tranh cho các doanh nghiệp Việt là cuộc cạnh tranh về năng lực nội tại.

Bài toán cho các doanh nghiệp Việt Nam: năng lực cạnh tranh

Bài toán cấp bách cho các doanh nghiệp Việt Nam trong thời điểm hiện tại là phải tăng sức mạnh cạnh tranh của doanh nghiệp. Ở cấp doanh nghiệp, bài toán này phải có được lời giải từ cấp quản lý chiến lược cao nhất chứ không thể còn trông chờ được vào một cá nhân “siêu nhân” có thể nâng đỡ được cả hệ thống đồ sộ của công ty. Năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp phải được củng cố từ tất cả các cá nhân, cũng như sự phối hợp nhịp nhàng, ăn khớp giữa các thành phần. Điều tất yếu để có được sự phối hợp tốt làm tăng hiệu quả hoạt động của cả doanh nghiệp chính là những quy trình làm việc chuyên nghiệp và việc quản lý các quy trình đó.

 

Thực trạng của các doanh nghiệp Việt

Thế nhưng, một thực tế không thể phủ nhận là doanh nghiệp Việt vẫn còn đuối sức so với các đối thủ trong các nước TPP, chủ yếu là do năng lực quản lý chưa được phát triển. Ở Việt Nam, người quản lý doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, còn chưa nhận thức được vai trò của việc làm việc chuyên nghiệp theo quy trình và thường bỏ qua các bước cần thiết để chạy theo lợi nhuận ngắn hạn. Điều này được phản ánh rõ khi khách hàng Việt ưa chuộng dịch vụ ngoại mà không để ý tới hàng Việt Nam.

Một vấn đề quan trọng nữa là khi doanh nghiệp Việt có được một quy trình đơn giản, có thể chấp nhận được, thì doanh nghiệp vẫn chưa tự động hóa và quản lý được thực trạng thực hiện quy trình. Người quản lý không biết được có bao nhiêu công việc đang ở trạng thái cụ thể nào, bao nhiêu công việc đã xong và chưa xong. Ngoài ra, doanh nghiệp vẫn chưa có được giải pháp để đánh giá hiệu quả công việc mang tính định lượng và theo dõi tiến độ của các công việc xuyên suốt các quy trình. Kết quả của một nghiên cứu về thực trạng quản lý hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp tại Việt Nam do CEL Consulting thực hiện cho thấy rằng có đến 43% doanh nghiệp không tin vào các dữ liệu về quản trị hiệu suất mà họ có được họ có được và vẫn chủ yếu dùng Microsoft Excel để quản lý hiệu suất làm việc. Một số lãnh đạo doanh nghiệp thậm chí đã từ bỏ số liệu và giữ thói quen quyết định dựa trên cảm tính. Mấu chốt của bài toán đặt ra là cần phải quản lý được quy trình làm việc trong doanh nghiệp theo tiêu chuẩn định lượng cụ thể.

 

Một giải pháp cho doanh nghiệp Việt

Nhận thấy được giá trị mà những quy trình tiêu chuẩn mang lại cho hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, TechElite đã phát triển tính năng mới WorkFlow – ứng dụng hệ thống hóa quy trình làm việc của doanh nghiệp cho sản phẩm WorkTime – nền tảng giao tiếp và làm việc trực tuyến cho các doanh nghiệp.

Với WorkFlow, các doanh nghiệp có thể áp dụng để hệ thống hóa quy trình làm việc của doanh nghiệp, và báo cáo trạng thái để quản lý cũng như các nhân viên biết được công việc đang được thực hiện đến đâu. Người quản lý sẽ luôn biết được chính xác có bao nhiêu công việc đang ở trạng thái cụ thể nào, bao nhiêu công việc đã xong và chưa xong.

Đặc biệt, khi doanh nghiệp mô phỏng lại và xây dựng quy trình làm việc của mình trên WorkFlow, họ sẽ hiểu được bản chất của quy trình và một lần nữa đánh giá lại hiệu quả hay thiếu sót của quy trình. Do sự linh hoạt và có thể tùy biến, doanh nghiệp có thể tạo được quy trình làm việc cho tất cả các đơn vị chuyên môn khác nhau hay có quy mô khác nhau, từ đó doanh nghiệp nhìn thấy được tổng thể hoạt động và nhân viên hiểu được vai trò của mình trong hệ thống.

 

Ngoài ra, mỗi công việc trong quy trình được yêu cầu mô tả một cách chi tiết, liệt kê những đầu việc cụ thể để giúp nhân viên hiểu rõ hơn các bước hay chi tiết yêu cầu của công việc. Điều này thật sự quan trọng đối với các doanh nghiệp khi đào tạo kĩ năng cho nhân viên mới hay tìm người thay thế khi nhân viên cũ nghỉ việc. Với quy trình được định nghĩa sẵn và có thể truy cập được trên hệ thống làm việc trực tuyến chuyên biệt, nhân viên có cơ hội học hỏi chủ động dễ dàng hơn. Từ đó, giá trị của toàn công ty được gia tăng qua sự phát triển của nhân viên và sự hiệu quả của hệ thống làm việc có quy trình khoa học. Nhân viên công ty không những sẽ nhận được nhiều hơn những lợi ích nhìn thấy được như lương bổng, hay khen thưởng mà còn là quá trình tăng khả năng chuyên môn của cá nhân.

Các doanh nghiệp có thể đăng ký dùng thử nền tảng giao tiếp và làm việc trực tuyến WorkTime để trải nghiệm công cụ quy trình làm việc WorkFlow tại địa chỉ: worktime.vn