Bill Gates và những CEO thành công sử dụng email như thế nào?

Theo nghiên cứu về thống kê số lượng email của Radicati Group, một người nhận tới 150 email liên quan đến công việc mỗi ngày. Khi đó, hộp thư của bạn rất nhanh chóng trở thành thuốc độc cho cuộc sống của bạn. Điều này lại càng bất cập hơn khi bạn là lãnh đạo của một công ty.

Vậy những người lãnh đạo hàng đầu của các tập đoàn lớn như BillGates làm thế nào để xoay xở với hộp thư đầy tràn của họ?

1. Jeff Bezos, CEO của Amazon thêm ký tự “?” và chuyển tiếp những emails quan trọng

 

Ảnh: jewishbusinessnews

 

Khách hàng có thể dễ dàng gửi email phàn nàn cho Jeff, và khi nhận được email phàn nàn về những công việc liên quan đến Amazon, Jeff thường “forward” tới người thích hợp, và chỉ thêm ký tự “?”

Tạp chí Businessweek đã từng ghi lại vào năm 2014: “Khi nhân viên của Amazon nhận được email của Bezos với dấu ?, họ sẽ phản ứng như đang có một quả bom hẹn giờ. Họ thường sẽ chỉ có một vài giờ để xử lý bất cứ vấn đề nào mà CEO đã cảnh báo, chuẩn bị một câu trả lời đầy đủ để giải thích nguyên nhân của vấn đề, và sẽ được các quản lý kiểm tra trước khi trả lời cho Jeff Bezos.

2. Jeff Weiner, CEO của mạng xã hội LinkedIn gửi ít email

 

Ảnh: wired.com

Theo Jeff Weiner, quy tắc vàng cho việc quản lý email là: nếu bạn muốn nhận được ít email thì cũng gửi ít email đi. Jeff chia sẻ trong một bài viết trên LinkedIn rằng anh ấy nhận ra quy tắc này ở công ty trước đó, khi có 2 người nhân viên hay gửi email khác rời khỏi công ty, thì hộp thư của anh ấy giảm gần 30%. “Hóa ra là, không phải chỉ có những email mà 2 người đó gửi đi chiếm đầy hoạt động của hộp thư, mà nó bao gồm cả những câu trả lời của tôi, câu trả lời của những người khác, và câu trả lời của những người khác nữa được copy vào, v.v… Khi nhận ra quy luật này, tôi quyết định thử nghiệm nguyên tắc mới mà không viết email chỉ khi này thực sự cần thiết. Kết quả là: Hộp thư của tôi ít email đi nhiều và có thể dễ dàng điều hướng hơn. Tôi đã gắn bó với nguyên tắc này kể từ đó.

3. Katia Beauchamp, đồng sáng lập của Birchbox yêu cầu nhân viên ghi rõ hạn trả lời email

 

Ảnh: benefitcosmetics.

CEO của dịch vụ bán mẫu dùng thử mỹ phẩm theo thuê bao chia sẻ trên trang Lifehacker rằng một trong những bí quyết hiệu quả nhất để tiết kiệm thời gian của cô ấy là yêu cầu mọi người trong team nói rõ trong tất cả các email là khi nào họ cần có câu trả lời. Cô ấy chia sẻ: “Quy định này khiến cho việc phân loại ưu tiên trở nên nhanh chóng hơn bao giờ hết.”

4. Tony Hsieh, CEO của trang thương mại điện tử Zappos tuyển một đội ngũ nhân viên làm email ninja

 

Ảnh: businessinsider

Michael Chen, một người đã từng gặp Hsieh, chia sẻ trong một chủ đề trên trang kiến thức Quora rằng CEO của Zappos nói anh ấy có một đội ngũ 4 – 5 nhân viên làm việc toàn thời gian để xử lý các emails. Điều thú vị là, tên chức vụ chính thức của họ là: Email Ninja.

5. Jonathan Tisch, Quản lý của công ty Loews không bao giờ bắt đầu email bằng “Tôi”

 

Ảnh: crainsnewyork

Ông Tisch chia sẻ với Adam Bryant của tờ The New York Times: “Sếp của tôi đã từng dạy tôi rằng khi viết thư, và áp dụng cho cả thư điện tử ngày nay, không bao giờ bắt đầu bằng từ “Tôi”, như vậy sẽ ngay lập tức gửi một thông điệp ngầm rằng bạn thấy mình quan trọng hơn người mà bạn đang giao tiếp
với.” Jonathan cũng nói rằng việc phải suy nghĩ thế nào để không bắt đầu email bằng từ “Tôi” sẽ giúp bạn viết tốt hơn và dạy cho bạn suy nghĩ thấu đáo cho một vấn đề.

6. Bill Gates của Microsoft may mắn vì nhận được ít email

 

Ảnh: fortunedotcom

Trong phỏng vấn với hãng Today năm 2013, Bill Gates nói ông ấy chỉ nhận được từ 40-50 email một ngày. Ông ấy chia sẻ: “Tôi xử lý một ít trong số đó, và quay lại với những email còn lại vào buổi tối. Nếu như phải trì hoãn một email nào đó, thì tôi sẽ quay lại sau”.

7. Arianna Huffington, đồng sáng lập tờ
Huffington Post, có 3 quy tắc cấm kị với email

 

Ảnh: 3news

Bà Arianna Huffington có 3 quy tắc đơn giản với email:

1. Không kiểm tra email kể từ trước khi đi ngủ nửa tiếng

2. Không vội vã kiểm tra email ngay khi thức dậy

3. Không kiểm tra email khi ở bên con cái

Trong cuốn sách “Thrive” của mình, Arianna viết: “Lần cuối cùng mẹ tôi nổi cáu với tôi trước khi bà ấy mất là khi bà thấy tôi vừa đọc email vừa nói chuyện với các con của tôi. Kết nối một cách hời hợt với cả thế giới cũng sẽ cản trở chúng ta kết nối một cách sâu sắc với những người thân thiết – kể cả bản thân chúng ta.”

8. Chad Dickerson, CEO của Etsy có một hệ thống riêng để ghi nhớ các liên lạc

 

Ảnh: Yahoo

CEO của trang thương mại điện tử Etsy chia sẻ với tạp chí Fast Company: bạn cần một hệ thống cho tất cả mọi thứ, bất kể nó là gì. Ví dụ, khi ông ấy gặp một người mới và thêm thông tin liên lạc của họ, ông ấy sẽ ghi chú lại về hoàn cảnh gặp họ khi nào, và đã trao đổi về điều gì. Với cách này, mỗi khi ông ấy gửi email cho một ai đó, ông ấy có thể gợi nhớ lại về lần gặp gỡ trước khi trao đổi về điều khác.

9. Ryan Holmes, CEO và sáng lập của công cụ Hootsuite chọn việc xóa sạch email

 

Ảnh: francis-moran

 

Khi cảm thấy hộp thư của mình bị quá tải, Ryan sẽ “tuyên bố phá sản hộp thư” và xóa tất cả để bắt đầu lại từ đầu. Anh ấy khuyên chỉ nên dùng cách này vài năm một lần, và những ai làm việc nên có một thông điệp cảnh báo trong chữ ký của email sau khi xóa những email chưa được đọc đến. Ví dụ như là: “Xin lỗi vì tôi đã không trả lời email gần nhất của bạn. Để trở thành một người giao tiếp tốt hơn trong năm 2015, gần đây tôi đã tuyên bố phá sản hộp thư”.

10. EricSchmidt, quản lý của Google, trả lời nhanh mọi email

 

Trong cuốn sách “How Google works” của mình, vị cựu CEO của Google viết: “Hầu hết những người giỏi nhất và bận bịu nhất mà chúng ta biết đều phản ứng rất nhanh chóng với email của họ, không phải chỉ với
một vài người, mà là với tất cả mọi người.” Kể cả với những câu trả lời đơn giản như là “đã hiểu”, ông
Schmidt nói, việc nhiệt tình trao đổi sẽ tạo ra một chu trình giao tiếp và một văn hóa tập trung vào giá trị.

Theo: Business Insider; Dịch: WorkTime từ TechElite