15 mẹo để tập trung 100% vào công việc

Bạn đang tập trung vào công việc mình đang làm và đột nhiên có một thứ gì đó xảy ra. Bạn không để ý đến việc chuyện đó cấp thiết đến mức nào, mà theo phản xạ, bạn chỉ để ý đến chuyện đó. Điều này bình thường và rất phổ biến. Bạn nghĩ bạn sẽ tìm hiểu xem đó là cái gì, rồi 5 phút sau quay lại công việc của mình. Không hiểu thời gian vận hành ra sao, nhưng khi bạn có thể hoàn toàn quay trở lại với công việc thì đã hơn 1 tiếng trôi qua.
Bạn không nhớ được mình vừa làm đến công đoạn nào, hay tại sao bạn không thể ngay lập tức tập trung lại vào công việc trước đó. Thế là thời gian và công sức phấn đấu của bạn tự nhiên giảm đi; tốc độ làm việc cao bạn đang tăng tốc để tối đa từ đầu ngày làm việc cũng từ đó mà biến mất.

Bạn không thể bắt tất cả mọi thứ, mọi người không được nói hay làm bất cứ thứ gì khi bạn bận rộn; nên vì thế, chuyện bạn có tập trung vào công việc hay không chỉ phụ thuộc vào bạn. Bí quyết để tập trung là gì? Thật ra nó chỉ là tìm ra kĩ năng đúng, hiểu rõ thứ tự ưu tiên bạn đặt ra, và cố gắng theo những điều đó tới cùng.
Nếu như bạn vẫn chưa nghĩ ra được ý tưởng gì để áp dụng cho bản thân mình thì dưới đây là 15 cách mà WorkTime xin gợi ý để giúp bạn tập trung khi làm việc:

1. Luôn nhớ điểm thú vị và gây cảm hứng trong công việc bạn làm

Những công việc có ý nghĩa luôn có khả năng khiến bạn hướng được phần lớn sự tập trung của mình vào nó. Trước khi bắt tay vào bất cứ công việc gì, hãy tự hỏi hay tự nhắc lại cho bản thân lý do bạn cần làm công việc đó. Khi bạn có câu hỏi cho chính mình, bạn hiểu được mình muốn gì, và trân trọng công việc đó hơn. Sau đó, hãy cố gắng tìm cách làm cho công việc vui vẻ hơn, như là cho phép trí tưởng tượng và sáng tạo của bạn được đồng hành trong quy trình làm việc. Đừng chỉ cố gắng bám lấy mục tiêu “đã được chấp thuận”, hãy cho phép bạn có quyền chọn những ý tưởng mới và hay ho.
Khi bạn có thể làm ra những thứ của riêng mình, bạn sẽ có thể tập trung vào công việc hơn.

2. Chọn cặp bàn ghế thoải mái nhất cho bạn

Có nhiều người rất hào hứng với công việc của mình, cho dù họ có phải ngồi một chỗ trong hầu hết thời gian làm việc của họ.

Đừng lãng phí thời gian quý báu của bạn vì bị xao nhãng bởi những thứ gây cho bạn không thoải mái. Hãy tìm cho bạn một chiếc ghế tốt tạo cho bạn tư thế ngồi không gây hại cho sống lưng, và bàn làm việc được thiết kế kỹ càng. Khi đó, bạn có thể làm việc liên tục, tập trung mà không cảm thấy mỏi người hay mỏi mắt.

3. Sắp xếp ngăn nắp khu vực làm việc của bạn

Việc có quá nhiều đồ vật hay nhiều thứ trong tầm với tay trên mặt bàn làm việc đã được chứng minh là gây xao nhãng tới công việc của bạn. Để tập trung, hãy chỉ để những đồ vật thật sự cần thiết cho công việc, còn những thứ còn lại ở một ngăn kéo hay một giá để đồ khác. Bạn cũng nên có một khu vực dành riêng để đồ ăn, thức uống, túi xách và những vật dụng cá nhân khác; nhưng lưu ý cũng để chúng ở trong tầm với tay, để bạn có thể dễ dàng uống nước mà không bị mất tập trung vào công việc đang làm.

4. Loại bỏ hết những chương trình gây xao nhãng trên máy tính của bạn

Điều này rất quan trọng đối với những người phải làm việc trên máy tính. Hãy tạo đường dẫn nhanh tới các chương trình mà bạn thường xuyên sử dụng, gộp các tài liệu dành riêng cho từng đầu việc hay dự án vào một thư mục. Bạn cũng nên đảm bảo rằng máy tính của bạn không bị nhiễm virus, tránh mất thời gian vào việc kiểm tra và sửa máy tính. Mỗi lần phải dừng lại cho một thứ rắc rối như vậy, bạn sẽ rất dễ bị stressed và chỉ tập trung vào việc loại bỏ thứ đó mà không hoàn thành được nhiệm vụ.

5. Dự trữ đủ nước uống ở gần bạn

Uống nước thường xuyên không chỉ có lợi cho sức khỏe, mà còn giúp bạn cảm thấy tỉnh táo hơn. Ngay khi cảm thấy một chút mệt mỏi hay đói, một cốc nước lọc có thể giúp bạn loại bỏ những cảm giác mệt nhọc này. Sau đó, bạn làm nốt công việc và nghỉ ngơi vào thời gian thích hợp không ở giữa chừng. Bên cạnh đó, không phải lúc nào bụng bạn réo cũng là do đói, và uống một cốc nước là đủ để bạn đối phó với hiện tượng này.
Hãy đảm bảo rằng bạn có đủ nước uống dự trữ ở gần để không phải rời khỏi bàn làm việc để đi lấy nước uống, và gặp những cám dỗ sao nhãng khác trên đường đi.

6. Dự trữ đồ ăn vặt

Cũng giống như việc dự trữ nước uống, một gói đồ ăn nhẹ giúp bạn đuổi được cơn réo của dạ dày nên được để gần bạn. Ăn nhẹ ở khu vực làm việc riêng sẽ giúp bạn tránh được những hoạt động không liên quan, và tập trung vào công việc.

7. Đặt ra danh sách làm việc theo ngày và đặt ở bàn làm việc

Hãy đặt danh sách công việc phải làm trong ngày bên cạnh máy tính hoặc ở một nơi nào đó dễ nhìn trong khu vực làm việc của bạn. Khi liệt kê vào máy tính hay điện thoại, bạn sẽ rất dễ lại mở thêm một trang trình duyệt khác, hay trả lời những tin nhắn không quan trọng cho công việc.
Đặt danh sách này ở một nơi dễ nhìn, và gạch đi nữhng đầu việc đã hoàn thành. Như vậy bạn không cần phải lục tìm loạn xạ trong túi xách của mình, hay tìm xem danh sách đó đã ở trang nào trong máy tính.

8. Đặt thứ tự ưu tiên cho các đầu việc

Những giờ đầu tiên ở công sở là thời gian phần lớn mọi người có năng suất làm việc cao nhất, bởi năng lượng của họ vẫn còn ở mức đầy đủ nhất. Vì thế, hãy sắp xếp những công việc khó khăn và thách thức nhất để làm trong những giờ đầu tiên. Sau đó, bạn có thể giảm dần mức độ khó khăn của công việc và kết thúc này làm việc bằng những công việc đã đều đặn quen lệ mà bạn thấy kém hấp dẫn hơn.
Phương pháp này sẽ giúp bạn tập trung hơn vào công việc mà không lãng phí thời gian sung sức làm việc nhất vào những việc bạn không thích làm. Hãy áp dụng phương pháp này để tránh việc bị stress vào cuối ngày làm việc vì bạn không còn đủ sức lực để làm những công việc khó nhằn nữa.

9. Thông báo với mọi người về quy tắc và lịch làm việc của bạn

Nếu như bạn muốn tạo ra một hệ thống làm việc hiệu quả cho bản thân mình thì hãy nói điều đó với mọi người. Khi đó, ít ra thì mọi người cũng sẽ biết dành cho bạn thời gian làm việc không bị ngắt quãng để tập trung vào những công việc thực sự quan trọng. Khi đến giờ bạn rảnh rỗi hơn, mọi người sẽ giao tiếp và đặt câu hỏi để phối hợp làm việc với bạn trong thời gian bạn rảnh rỗi hơn. Trừ khi có một công việc gì đó rất cấp bách, mọi người sẽ để cho bạn làm việc của bạn. Mà thật ra thì họ cũng muốn điều tương tự từ bạn mà thôi.

10. Đeo tai nghe lúc làm việc

Có rất nhiều nguồn gây tiếng động trong văn phòng mà có thể làm bạn sao nhãng – như là tiếng lau nhà dọn vệ sinh, các đồng nghiệp khác trao đổi với nhau, tiếng chuông điện thoại, hay những thứ không may rơi xuống nền nhà. Việc đeo tai nghe kể cả khi không nghe nhạc sẽ giúp bạn giảm tiếng ồn từ môi trường xung quanh, nhất là những tiếng động bất thường, những thứ khiến bạn tò mò theo bản năng và mất tập trung.

11. Đặt thời gian bận, đi vắng, không tiếp khách, hoặc không online

Không phải cuộc gọi nào tới bạn cũng cực kỳ quan trọng hoặc cấp bách, vậy nên bạn có thể hoàn toàn đặt chế độ Im lặng/Không làm phiền cho điện thoại trong khoảng thời gian bạn cần tập trung tối đa vào công việc.

12. Tránh truy cập các trang mạng xã hội

Các trang mạng xã hội được tạo ra để giúp bạn kết nối dễ dàng với người thân quen và bạn bè dễ dàng hơn, nhưng không có nghĩa là lúc nào bạn cũng phải kiểm tra tin tức nhỏ nhặt xung quanh.

 

Bạn sẽ luôn thấy trên trang chủ của các trang mạng xã hội những thứ mới, thú vị hay dị thường, và thường thì tất cả mọi người đều mất nhiều thời gian cho chúng hơn họ dự kiến. Việc này không chỉ khiến cho mục tiêu tập trung vào công việc của bạn bị thất bại, mà còn khiến cho bạn băn khoăn trăn trở về những điều không liên quan đến công việc, như là bạn A vừa chia tay người yêu (thật tội nghiệp cho bạn ấy!), bạn B vừa được sếp nâng chức và tăng lương (tại sao sếp mình chưa tăng lương cho mình nhỉ?). Hãy nghiêm khắc với bản thân mình và chỉ cho phép bạn đăng nhập vào mạng xã hội khi bạn có thời gian rảnh sau khi làm xong việc.

13. Sắp xếp hòm thư điện tử của bạn gọn ghẽ

Một công việc gây xao nhãng và căng thẳng cho bạn khi làm việc chính là các email. Ai cũng nhận được rất nhiều email, cho công việc và cho cá nhân, các cập nhật và chương trình khuyến mãi từ các trang web yêu thích, và tất nhiên là rất nhiều thư rác nữa.
Một cách tốt để tránh được việc chồng chéo nhiều loại thư này là tách biệt riêng tài khoản email cho công việc với tài khoản cho công việc cá nhân. Đặt chế độ phân loại tự động email, và khi có thời gian rảnh thì bạn kiểm tra lại và xóa chế độ cập nhật từ các trang không thực sự cần thiết. Sau đó, sắp xếp các email quan trọng mà bạn cần trả lời, và xóa hết những thứ không quan trọng.
Cuối cùng là, chỉ kiểm tra email khi bạn đã làm xong những đầu việc quan trọng nhất trong ngày ,và giới hạn thời gian bạn dành cho email.

14. Thay đổi thói quen sử dụng điện thoại của bạn

Sự cấp thiết của các cuộc điện thoại là dành cho những vấn đề quan trọng, còn những cuộc nói chuyện phiếm thì nên để dành cho giờ giải lao buổi trưa.

15. Chọn loại nhạc phù hợp cho bạn

Mục đích của việc nghe nhạc làm môi trường nền khi làm việc là để khiến bạn thoải mái và có cảm hứng. Tuy nhiên, mỗi người thích một loại nhạc khác nhau, và loại nhạc cũng thay đổi theo tâm trạng của người nghe.

Luôn có rất nhiều sự kiện và nhiều người xung quanh bạn ở môi trường làm việc. Tuy nhiên, hãy áp dụng những phương pháp trên để tạo ra môi trường tập trung kích thích năng suất làm việc của bạn, và khéo léo phối hợp làm việc với mọi người trong những thời gian còn lại.